Miért érdemes belevágni az e-számlázásba?
Vitathatatlan előnyök
Két korábbi cikkünkben írtunk az e-számlázás előnyeiről, illetve összehasonlítottuk a számlaküldés három formáját. Bőven maradtak még érveink az e-számla mellett – ezúttal ezekből osztunk meg néhányat.
Az EU kiáll az e-számlázás mellett
Aki figyelemmel követi a céges folyamatokat érzékelheti, hogy az e-számlázás megállíthatatlan. Ideig-óráig ugyan lehet még ragaszkodni a papír- vagy PDF alapú számlázáshoz, de egyértelműen látszik, hogy a hagyományos számlázás napjai meg vannak számlálva.
Mindezt jól jelzik az EU erre vonatkozó direktívái: 2017. január 1-én az EU bejelentette, hogy az 5000 főnél nagyobb a B2G (vagyis a kormányzatnak beszállító) cégek ezentúl csak e-számlázást alkalmazhatnak. Egy évvel később ezt kiterjesztették a 250-5000 fő közötti cégekre, majd 2000. január 1-től a B2G szektorban az e-számlázás minden cég számára kötelezővé vált.
Ez a folyamat egész biztosan nem áll meg a B2G szektornál! Az e-számlázásra való áttérés azonban nem kényszer, hanem sok előnnyel is jár. Lássuk a legfontosabbakat:
Az e-számlázás: megtakarítás
Mivel az e-számla kiállítása számítógépen, tisztán digitálisan történik,
- nincs hozzá szükség számlázó programra,
- nem kell nyomtatni,
- nem kell a kiküldéséhez boríték,
- nem keletkezik postaköltség.
Ezek csak a küldő (számlázó) cég oldalán jelentkező előnyök. A címzett (a számla befogadója) élete is egyszerűbb lesz, hiszen
- nem kell az emailek közül kiválogatni a számlákat tartalmazó üzeneteket,
- nem kell kinyomtatni a számlákat (a PDF formátumú számla is csak kinyomtatva érvényes.
- nem kell a hagyományos archiválással, a számlák nehézkes visszakeresésével foglalkozni.
A számlázási folyamatok elemzése alapján megállapítható, hogy a hagyományos számlázás esetében a feladói oldalon számlánként átlagosan 1800 forint költség keletkezik.
Az e-számlázás esetén ez a költség mindössze 600 Ft. Az e-számlázás révén tehát sikerült harmadára csökkenteni a számlázási költségeket. (Vajon melyik üzleti területen lehet ilyen egyszerűen ekkora megtakarítást elérni?)
Az e-számlázás az anyagi megtakarítás mellett jelentős időmegtakarítással is jár. Egy átlagos hagyományos számla teljes feldolgozása – ha semmi probléma nem merül fel – 23 napot vesz igénybe. Egy e-számla feldolgozása akár néhány perc alatt megtörténhet. Az idő pedig – különösen az üzleti életben – pénz! (Hasonló a helyzet egyébként az archiválással, erről korábban már szintén írtunk.)
Átlátható, pontos információk
Ma már a kis cégek többsége is elektronikusan állítja ki hagyományos számláit is. Az alkalmazott platformok és szoftverek, fájltípusok és archiválási rendszerek néha igen bonyolulttá teszik az adatkezelést. Mindez megnehezíti a jelentések készítését, ami hatással lehet az üzleti döntéshozatalra is.
Az e-számlázást alkalmazva mindössze egyetlen szoftverre van szükség a számlák kiállításához és feldolgozásához. Ez lehetővé teszi, hogy az üzleti szereplők sokkal jobban rálássanak a kiküldendő és a bejövő számláikra. Mindez csökkenti a papíralapú számlázáskor becsúszó hibák esélyét.
Fokozott biztonság e-számlázás segítségével
A hagyományos számlázásnál 3 gyakori biztonsági kockázat merül fel:
- Hamis, vagy manipulált számla: a nyomtatott, vagy a PDF számla részletei manipulálhatók, módosíthatók – anélkül, hogy a küldő és a címzett ezt észrevenné..
- Számlázási csalás. A félrevezető, hamis forrásból küldött, hitelesnek tűnő számlák komoly anyagi veszteséget okozhatnak.
- A levélben, vagy emailben küldött számlák könnyen illetéktelenek kezébe kerülhetnek, így bizalmas adatok szivároghatnak ki.
Összegzés
A papíralapú számlázás amellett, hogy drága és munkaigényes, nehezen átlátható folyamatokat eredményez. A hagyományos számlázás mindezen túl nem biztonságos, ezért komoly veszélyforrást jelent a cégek számára.
A PDF-alapú számlázás (gyakran elektronikus számlázásnak is nevezik) ugyan egyszerűbb és gyorsabb a papíralapú számlázásnál, de a küldés során több ponton is manipulálható. Mivel ez a számlatípus csak kinyomtatva érvényes, legfeljebb csak félmegoldásnak nevezhető.
Az e-számlázás, gyors, olcsó és biztonságos. Az e-számla minden más számlánál jobban kezelhető, automatizálható, egyszerűen archiválható. Már jól látszik, hogy a világ az e-számlázás felé halad. Nincs értelme tovább várni, érdemes élni a korszerű számlázás lehetőségeivel!
