+ 36 / 23 / 504 – 845
MŰSZAKI TÁMOGATÁS -849
EDI TANÁCSADÁS -847
Ajánlatkérés

Digitális vagy hagyományos archiválás – a TESZT

papírové dokumenty v běžném archivu - srovnávací test

Leteszteltük, hogy a dokumentumok archiválásának módjai közül melyik a jobb: a hagyományos, papír alapú, vagy a digitális archiválás.

A feladat egyszerű – egy adóellenőr érkezett a céghez, és számos dokumentumot kért, amelyek alapul szolgálhatnak könyvvizsgálatához. Az adóellenőrnek szüksége volt egy 3 éve kiállított számlára, mely igazolja, hogy számla beérkezett és kifizették.

1. Hagyományos, papír alapú archiválás

A hagyományos papírarchívum általában a cég pincéjében található. Itt általában egyetlen helyiség van elkülönítve, amelyben polcok sorakoznak végeláthatatlan sorokban, a polcokon iratmappák, a mappákban pedig a dokumentumok.  A dokumentumokat iktatni kell papír alapon, ez a papír alapú dokumentum nyilvántartási rendszer mutatja meg, hogy az adott irat mikor került be az irattárba, mutatja a nyilvántartási helyét, a dokumentum típusát.

Az alábbi összefoglaló táblázatban részletezzük, hogy mennyi időbe telik míg a kérdéses számla az adóellenőr kezébe kerül. Az egyszerűség kedvéért az időket percekre kerekítettük.

Tevékenység Időráfordítás
Elmenni a recepcióra és elkérni az irattár kulcsait 2 perc
A recepció nem tudja hol a kulcs, recepciós kolléga telefonos segítséget kér 5 perc
Liftút a pincébe, közben a lift megáll mind a 4 emeleten 4 perc
Megfelelő ajtó megtalálása a sötét folyosón 2 perc
Bejutás az irattárba, lámpák felkapcsolása 2 perc
Megfelelő irattár részleg megtalálása 2 perc
Mappa megtalálása a doboz rengetegben 2 perc
Létra keresése, majd kölcsönkérése a karbantartótól 10 perc
Számla keresése az irattartó dobozban 3 perc
Lámpák lekapcsolása és az irattár zárása 1 perc
Visszajutás a lifthez 2 perc
Liftút vissza az emeletre, közben megáll a lift mind a 4 emeleten 4 perc
Számla másolása az adóellenőr részére 2 perc
Számla visszajuttatása az irattárba, liftút a pincébe, közeben a lift megáll mind a 4 emeleten 4 perc
Liftút vissza az emeletre, közben természetesen a lift mind a 4 emeleten megáll, mert az eredeti számla a fénymásolóban maradt 5 perc
Liftút a pincébe… igen most is megállt a lift mind a 4 emeleten 4 perc
Irattár kinyitása és az eredeti számla visszahelyezése a megfelelő mappába 5 perc
Létra visszaszállítás a karbantartásra 5 perc
Lámpák lekapcsolása és az irattár zárása 1 perc
Visszajutás a lifthez 1 perc
Liftút vissza az emeletre, tele van a lift mindenki megy haza 4 perc
Kulcsok visszajuttatása a recepcióra 1 perc
Érkezés az irodába, fénymásolt számla átadása az adóellenőrnek 1 perc

A számla megkeresésével eltöltött idő 72 perc volt. Paradox módon a legtöbb idő a lifthasználat és az általános dokumentum-hozzáférési tevékenységekre (kulcskeresés, iratár megtalálása, létra kölcsönzés és visszajuttatás) fordítottunk, ami figyelemre méltó 63 percet vett igénybe. Számos tevékenység természetesen kiküszöbölhető, mint például az ismételt liftezés vagy a számla másolatának készítése közvetlenül az archívumban vagy mobiltelefonon történő fényképezéssel. Ennek ellenére még így is több mint 10 percig tart egy ilyen egyszerűnek tűnő művelet végrehajtása.

2. Digitális archiválás az EDITEL rendszerében

A számlaarchiválást egy megbízható elektronikus archiválási platformon működteti, amely gyakorlatilag azonnal és igény szerint digitálisan tárolja és elérhetővé teszi az archivált dokumentumokat. A dokumentumok hitelességét és sértetlenségét könyvvizsgáló cégek által hitelesített integrált mechanizmusok garantálják az archiválás teljes időtartama alatt.

Íme egy összefoglaló táblázat, hogy mennyi időbe telik ugyanennek a számlának a megkeresése a digitális archívumban. Az egyszerűség kedvéért az időket itt is percekre kerekítettük.

Tevékenység Időráfordítás
Számítógép elindítása 1 perc
Windows frissítések befejeződnek 5 perc
Nyisson egy böngésző ablakot és jelentkezzen be az archívumba 2 perc
Szűrési paraméterek beállítása (szállító, archiválás dátum…) 1 perc
Kilistázott számlák áttekintése 1 perc
Számla kinyomtatás a megfelelő adatokkal 1 perc
Hiányzó nyomtatópapír pótlása 2 perc
A kinyomtatott számla átadása az adóellenőrnek 1 perc

Hátráltató tényező volt, hogy pont ekkor frissült a Windows rendszer.  Ennek ellenére 12 perc után a kezünkben volt az eredmény. Ezektől eltekintve a szükséges számla tényleges keresésére fordított idő mindösszesen 3 percre csökkent, beleértve a kinyomtatást is. És mindez gyakorlatilag az íróasztal mögül (kivéve a papír feltöltését a nyomtatóba).

Következtetés

Gyakorlati tesztünk kimutatta, hogy az EDITEL digitális archívumának használatával jelentősen, akár 514%-kal több időt takaríthat meg!

Sok tényező játszik közre, de a kényelem a munkánk során olyasmi, ami mindannyiunknak fontos. Ezek alapján egyértelmű, melyik megoldás a jobb.

És Ön hogyan keresi a számlákat az archívumban? Ha szeretne 514%-os többletidőt nyerni, vegye fel velünk a kapcsolatot, és mi mindent szívesen megbeszélünk Önnel.

Svatopluk Vít EDITEL CZ

Szerző

Svatopluk Vít
Technical Sales Support Consultant

 

Icon \'i\'

Az EDITEL-ről

Az EDITEL vezető nemzetközi EDI (Electronic Data Interchange = elektronikus adatcsere) szolgáltató. A vállalat az ellátási lánc folyamatainak optimalizálására specializálódott számos számos iparágban, különböző méretű vállalkozások számára.

Portrait photo copyright Editel/Roman Chudý
Symbolic image copyright Pixabay, photo credit Pexels

Kérjük, aktiválja a cookie-kat a böngésző beállításaiban, hogy a weboldal teljes tartalmát el tudja érni.
Jelenleg elavult böngészőt használ, mely biztonsági hiányosságokhoz és csökkentett felhasználói élményhez vezethet.
Hogyan frissítheti egyszerűen böngészőjét.