Digitális vagy hagyományos archiválás – a TESZT
Leteszteltük, hogy a dokumentumok archiválásának módjai közül melyik a jobb: a hagyományos, papír alapú, vagy a digitális archiválás.
A feladat egyszerű – egy adóellenőr érkezett a céghez, és számos dokumentumot kért, amelyek alapul szolgálhatnak könyvvizsgálatához. Az adóellenőrnek szüksége volt egy 3 éve kiállított számlára, mely igazolja, hogy számla beérkezett és kifizették.
1. Hagyományos, papír alapú archiválás
A hagyományos papírarchívum általában a cég pincéjében található. Itt általában egyetlen helyiség van elkülönítve, amelyben polcok sorakoznak végeláthatatlan sorokban, a polcokon iratmappák, a mappákban pedig a dokumentumok. A dokumentumokat iktatni kell papír alapon, ez a papír alapú dokumentum nyilvántartási rendszer mutatja meg, hogy az adott irat mikor került be az irattárba, mutatja a nyilvántartási helyét, a dokumentum típusát.
Az alábbi összefoglaló táblázatban részletezzük, hogy mennyi időbe telik míg a kérdéses számla az adóellenőr kezébe kerül. Az egyszerűség kedvéért az időket percekre kerekítettük.
| Tevékenység | Időráfordítás |
| Elmenni a recepcióra és elkérni az irattár kulcsait | 2 perc |
| A recepció nem tudja hol a kulcs, recepciós kolléga telefonos segítséget kér | 5 perc |
| Liftút a pincébe, közben a lift megáll mind a 4 emeleten | 4 perc |
| Megfelelő ajtó megtalálása a sötét folyosón | 2 perc |
| Bejutás az irattárba, lámpák felkapcsolása | 2 perc |
| Megfelelő irattár részleg megtalálása | 2 perc |
| Mappa megtalálása a doboz rengetegben | 2 perc |
| Létra keresése, majd kölcsönkérése a karbantartótól | 10 perc |
| Számla keresése az irattartó dobozban | 3 perc |
| Lámpák lekapcsolása és az irattár zárása | 1 perc |
| Visszajutás a lifthez | 2 perc |
| Liftút vissza az emeletre, közben megáll a lift mind a 4 emeleten | 4 perc |
| Számla másolása az adóellenőr részére | 2 perc |
| Számla visszajuttatása az irattárba, liftút a pincébe, közeben a lift megáll mind a 4 emeleten | 4 perc |
| Liftút vissza az emeletre, közben természetesen a lift mind a 4 emeleten megáll, mert az eredeti számla a fénymásolóban maradt | 5 perc |
| Liftút a pincébe… igen most is megállt a lift mind a 4 emeleten | 4 perc |
| Irattár kinyitása és az eredeti számla visszahelyezése a megfelelő mappába | 5 perc |
| Létra visszaszállítás a karbantartásra | 5 perc |
| Lámpák lekapcsolása és az irattár zárása | 1 perc |
| Visszajutás a lifthez | 1 perc |
| Liftút vissza az emeletre, tele van a lift mindenki megy haza | 4 perc |
| Kulcsok visszajuttatása a recepcióra | 1 perc |
| Érkezés az irodába, fénymásolt számla átadása az adóellenőrnek | 1 perc |
A számla megkeresésével eltöltött idő 72 perc volt. Paradox módon a legtöbb idő a lifthasználat és az általános dokumentum-hozzáférési tevékenységekre (kulcskeresés, iratár megtalálása, létra kölcsönzés és visszajuttatás) fordítottunk, ami figyelemre méltó 63 percet vett igénybe. Számos tevékenység természetesen kiküszöbölhető, mint például az ismételt liftezés vagy a számla másolatának készítése közvetlenül az archívumban vagy mobiltelefonon történő fényképezéssel. Ennek ellenére még így is több mint 10 percig tart egy ilyen egyszerűnek tűnő művelet végrehajtása.
2. Digitális archiválás az EDITEL rendszerében
A számlaarchiválást egy megbízható elektronikus archiválási platformon működteti, amely gyakorlatilag azonnal és igény szerint digitálisan tárolja és elérhetővé teszi az archivált dokumentumokat. A dokumentumok hitelességét és sértetlenségét könyvvizsgáló cégek által hitelesített integrált mechanizmusok garantálják az archiválás teljes időtartama alatt.
Íme egy összefoglaló táblázat, hogy mennyi időbe telik ugyanennek a számlának a megkeresése a digitális archívumban. Az egyszerűség kedvéért az időket itt is percekre kerekítettük.
| Tevékenység | Időráfordítás |
| Számítógép elindítása | 1 perc |
| Windows frissítések befejeződnek | 5 perc |
| Nyisson egy böngésző ablakot és jelentkezzen be az archívumba | 2 perc |
| Szűrési paraméterek beállítása (szállító, archiválás dátum…) | 1 perc |
| Kilistázott számlák áttekintése | 1 perc |
| Számla kinyomtatás a megfelelő adatokkal | 1 perc |
| Hiányzó nyomtatópapír pótlása | 2 perc |
| A kinyomtatott számla átadása az adóellenőrnek | 1 perc |
Hátráltató tényező volt, hogy pont ekkor frissült a Windows rendszer. Ennek ellenére 12 perc után a kezünkben volt az eredmény. Ezektől eltekintve a szükséges számla tényleges keresésére fordított idő mindösszesen 3 percre csökkent, beleértve a kinyomtatást is. És mindez gyakorlatilag az íróasztal mögül (kivéve a papír feltöltését a nyomtatóba).
Következtetés
Gyakorlati tesztünk kimutatta, hogy az EDITEL digitális archívumának használatával jelentősen, akár 514%-kal több időt takaríthat meg!
Sok tényező játszik közre, de a kényelem a munkánk során olyasmi, ami mindannyiunknak fontos. Ezek alapján egyértelmű, melyik megoldás a jobb.
És Ön hogyan keresi a számlákat az archívumban? Ha szeretne 514%-os többletidőt nyerni, vegye fel velünk a kapcsolatot, és mi mindent szívesen megbeszélünk Önnel.
Szerző
Svatopluk Vít
Technical Sales Support Consultant
Az EDITEL-ről
Az EDITEL vezető nemzetközi EDI (Electronic Data Interchange = elektronikus adatcsere) szolgáltató. A vállalat az ellátási lánc folyamatainak optimalizálására specializálódott számos számos iparágban, különböző méretű vállalkozások számára.
Portrait photo copyright Editel/Roman Chudý
Symbolic image copyright Pixabay, photo credit Pexels
