A számlaküldés 3 formája

Lassan már ködbe vesznek azok az idők, amikor még nem használtunk emailt, mégis vannak, akik gyanakvással kezelik ha a számla emailben érkezik. Kétségkívül van a földi halandók számára valami nehezen megmagyarázható abban, ahogy a számítógépre feltöltött dokumentum eljut rendeltetési helyére.

Számlaküldés postai úton

A hagyományos út világos, egyszerű: a gondosan kinyomtatott számlát be kell borítékolni, meg kell címezni, fel kell adni a postán, majd türelmesen várni a számla kiegyenlítésére. 

Ez a módszer régóta működik, bevált, de akadnak egyértelmű hátrányai: 

• A nyomtatás – borítékolás – címzés  – postázás emberi munka- és időráfordítást igényel. (Érdemes lemérni, mennyi időt igényel, mire az 50 számla “postakész” állapotba kerül.)
• Ha rossz időben megy valaki a postára, 20-30 percig is várhat a sorára.
  
• A feladás után nem ismerjük a számla sorsát. Megsérülhet, valaki felbonthatja a levelet…
• Bizonytalan a kézbesítés ideje (különösen a karácsony előtti hetekben).
• A levél továbbítását emberek végzik, így az elveszhet, megsemmisülhet, vagy téves címre érkezhet. Nem tudni tehát, hogy a számlát megkapta-e a címzett. Lehet persze tértivevényes levelet küldeni, de ez tovább bonyolítja és drágítja a tranzakciót, ráadásul újabb napokat vesz igénybe, mire az átvételi igazolást megkapjuk.
• Sajnos nem ritka, hogy a számlát tartalmazó levelet ugyan átvették, de valahogy házon belül elkallódik.

Számla emailben

Emailt ma gyakorlatilag mindenki használ. A PDF formátumú számlát előállító számlázó programok is elterjedtek. A számla emailben való elküldése rendkívül egyszerű, hiszen csak csatolni kell a PDF formátumú számlát és máris lehet az “elküld” gombot nyomni.

A “csigaposta” lassú és bizonytalan kézbesítésésével szemben az emailben küldött számla gyakorlatilag azonnal eljut a címzetthez. 

Emailben gyakran közvetlenül az illetékeshez küldhető a számla, de ha csak egy központi “info” cím áll a rendelkezésre, házon belül akkor is gyorsan eljut a számla a megfelelő emberhez. 

Ha a számla emailben landol a címzett postaládájában, akkor sem biztos, hogy az illető meg is nyitja azt. A cégeknél leggyakrabban használt Outlook levelező megfelelő beállítás mellett kézbesítési és megnyitási visszaigazolást küld. Hasonló visszajelzéseket kaphatunk a Gmail üzleti email szolgáltatását használva is.

Az emailben küldött PDF alapú számla esetében fontos tudni, hogy az csak kinyomtatva érvényes, és azt nyomtatott formában kell tárolni. 

E-számla: számlaküldés felsőfokon

Létezik jobb módszer is, mint PDF formátumú számla emailben történő küldése. Ez az e-számla, ami egy olyan bizonylat, amit elektronikus úton kell kiállítani és befogadni. Az e-számla esetében megbízható módon kell biztosítani a számla eredetének hitelességét, az adattartalom hitelességét és olvashatóságát. Ehhez a legjobb megoldás az időbélyegző és az elektronikus aláírás. 

Az e-számla elektronikus módon tárolható és könnyen kereshető. Természetesen ez a számlatípus is lehetőséget kínál a követésre (kézbesítés, megnyitás).

Ahhoz, hogy valaki e-számlát állítson elő, természetesen megfelelő szoftverre van szüksége. Egy ilyen megoldás a számlaformátum kialakításától az automatizálásig több feladatot is képes elvégezni. 

Összegzés

A számla emailben való küldése munka- és  időráfordításban is sokkal előnyösebb, mint a hagyományos, postai megoldás. Az egyre dráguló postai díjak mellett még a legigényesebb megoldás, az e-száma költségei is hamar megtérülnek. Felejtse el a borítékot, a bélyeget, a postai sorbanállás, váltson korszerű e-számlázásra!