Teljeskörű digitalizáció az Aikawa-nál

Újítások az autóipari vállalatnál

Az Aikawa Hungáriánál a 2010 éve kiemelt jelentőséggel bír a fejlesztéseket tekintve, ugyanis ebben az évben született meg az az elhatározás, hogy feltétlenül szükséges egy vállalatirányítási rendszer bevezetése. 

Nem volt tovább kivitelezhető, hogy a rendszerek külön működnek és hogy minden év végén sok ember erőfeszítésének köszönhetően sikerült az adatokat összefésülni. Ennek ellenére jelentős készlethiányok és eltérések mutatkoztak, amelyik  komoly gazdasági hatásokkal jártak.

„Mindig akadtak eltérések és hiányosságok, – osztotta meg Muzsay Réka General Manager a tapasztalatait – a cél az volt, hogy a valóságot megközelítsük, de elérni soha nem tudtuk igazán. A legsúlyosabb probléma a készleteltérés volt, hiszen gyártócégként hatalmas tételszámokkal és mennyiségekkel dolgozunk, és mindenhol, ahol manuális munka van mögötte, a hibalehetőségek hatványozottan megjelennek.”

Kezdetben saját vállalatirányítási rendszer fejlesztésébe kezdtek, majd  a kész megoldások irányába indultak el, és a saját fejlesztés során összegyűjtött szempontok alapján a Ms Navision-re esett a választásuk. A rendszer bevezetés 2 lépcsőben zajlott, 2014 elején a főkönyvi, 2017 végén a termelésirányítás és készletkezelés részét integrálták.

Az EDI technológia használatának  gondolata, szintén a 2010-es évekre vezethető vissza, hiszen rengeteg manuális munkát igényelt a megrendelések és forecast-ok kezelése. Ezt a folyamatot szerettük volna hibamentessé és hatékonnyá tenni – mondta el Muzsay Réka.

Miután a Navision bevezetése teljesen lezárult, ez utat nyitott az EDI-nak is.

A legfőbb partnerüknél az Alpine  Kft.-nél már befejeződött az EDI folyamatok bevezetése az EDITEL segítségével, így egyértelmű volt hogy ha EDI technológiáról van szó, akkor itt is az EDITEL megoldásával optimalizálják ezeket a folyamatokat. A már megvalósított projektet csak le kellett másolni és az Aikawa rendszerébe kellett illeszteni. „Mi ennyit mondtunk az EDITEL-nek: mondjátok meg, mit csináljunk, és mi csináljuk, és az biztos jó lesz”.

A projekt fókuszában a forecast, a megrendelés, a megrendelés visszaigazolás illetve a számlaküldés bevezetése volt, valamint az Alpine Kft. kérésére a szállítólevél visszaküldése. Ez egy óriási előrelépés volt a cég számára, hatalmas adminisztratív teher szabadult fel és a hibalehetőségek lecsökkentek.

Hogy milyen eredménnyel zárult a folyamat? Ezt Muzsay Réka így foglalta össze:

“Egy zárt rendszerben megy végig minden adat,  így egy olyan rendszer alakul ki, amiben lehet bízni. Ez azért is fontos, mert a rendszereket emberek működtetik, így fontos, hogy ők is megbízzanak a rendszerben, ne legyen bennük bizonytalanság. Az EDI összekapcsolódása az új Navision rendszerrel ezt a bizalmat erősítette.”

Ezeknek a megbízható rendszereknek köszönhetően, már csak három évente tartunk klasszikus álló leltárt.

Az EDI volt az első mérföldkő, a következő lépés a PKI számlaküldési és számla archiválási folyamat  kialakítása. A számlaküldés ilyen  formája ugyanazokat az előnyöket testesítette meg számukra, mint az EDI – az adminisztratív terhek csökkentek, megnövekedett a megbízhatóság és pontosság. A legfontosabb előny azonban az, hogy elvitathatatlanná vált a számla kézbesítése. Nem lehet többé kétségbe vonni, hogy a szállítmány vagy a számla odaért-e, és ez biztosítékot jelent mindkét fél számára.

A partnereik mind jól fogadták az újítást, hiszen ma már magától értetődőek az előnyök mindenki számára, és elterjedtek ezek a megoldások.

Az új EDI és PKI rendszerek már évek óta zökkenőmentesen működtek  a háttérben, amikor is 2021-ben egy adóhatósági ellenőrzést kapott a cég, Az ellenőrzés keretében éppen azt az évet vizsgálták, amelyben a legnagyobb felfordulás volt a cég életében. A Navision és EDI rendszer bevezetés, rendszerek harmonizálása stb. Ennek ellenére az adóellenőrzést 0 Ft adóhiánnyal zárták, minden rendszer jól vizsgázott.

Ez az  adóhatósági ellenőrzés is mutatja, hogy nem lehet belekötni a rendszer megbízhatóságába. Az adóhatósági ellenőrzések azóta rutinszerűvé váltak számukra, az adatszolgáltatása minden eddiginél gyorsabb és egyszerűbb.