Számlázási folyamatok megújulása a Danone Kft.-nél.

Számlázási folyamatok megújulása a Danone Kft.-nél

Az új folyamatok bevezetése mindig nagy feladat egy cég életében, nagy odafigyelést, összhangot kíván. Ennek kapcsán készítettünk egy interjút Vácz-Hosszú Karolinával, a Danone Invoice to Cash Senior Transition Managerével és Sipos Attilával, az Editel Project Managerével, hogy meséljenek a közös munkáról és tapasztalataikról. 

Meséljen arról, mivel foglalkozik, és hogy került kapcsolatba az e-számlázási megoldásokkal? 

Vácz-Hosszú Karolina: Az Invoice to Cash – pénzügyi területért vagyok felelős a Danone-nál. 2022 júniusában történt egy struktúra váltás, ennek keretében 6 főre bővült a csapatom. Ez azt jelentette, hogy az Invoice to Cash terület kibővült a számlázással, a reklamáció kezeléssel és az ezekkel kapcsolatos tevékenységekkel. A pontos és gyors számlázást a korszerű megoldások biztosításával, a technológiai változásokkal való lépésben maradással lehet biztosítani. Ebben hiszek, és ezért is tartom fontosnak, hogy e-számlázási megoldásokkal dolgozzunk. 

Volt más oka is, ami miatt bevezették az e-számlázást? 

Vácz-Hosszú Karolina: A csapatommal szívügyünknek tekintjük a környezetvédelmet és azt, hogy korszerű szolgáltatást nyújtsunk az üzleti partnereinknek. 

Hogyan került képbe az EDITEL?

Vácz-Hosszú Karolina: Az EDITEL csapata akkor került képbe, amikor a papíralapú számlázást szerettük volna elektronikusra váltani. Számomra az volt a legfontosabb, hogy a kollégáim munkáját segíteni tudjam, hogy egy modern és működő rendszerben dolgozzunk. Illetve, hogy a vevők naprakész és működő szolgáltatást kapjanak.  

Milyen EDITEL megoldást használnak? 

Vácz-Hosszú Karolina: Elektronikus számlázási rendszert vezettünk be a Danone-nál. Ez azt jelenti, hogy ahelyett, hogy kinyomtatjuk a számlákat, az EDITEL rendszerén keresztül küldjük ki a vevőinknek a számlákat, és ezen a rendszeren keresztük könnyen, effektíven intézhetik a költségek rendezését a partnereink is.  

Fotó (balról jobbra): Vácz-Hosszú Karolina (Danone), Sipos Attila (EDITEL), Hernádi-Szekeres Bettina(EDITEL)

Milyen volt a projekt fogadtatása vevői oldalon? Tapasztaltak nehézséget? 

Vácz-Hosszú Karolina:   A vevőink nagyon pozitívan és segítőkészen álltak a dologhoz, hiszen, ha körülnézünk a nagyvilágban is, azt tapasztaljuk hogy a digitális megoldások számos területen segítik a munkavégzést. Ma már nem is kérdés, hogy ezekkel az újdonságokkal lépést kell tartani.  Ennek ellenére a bevezetés mindig jár apróbb nehézségekkel, de szerencsére a csapatunk és az EDITEL szakértelmének köszönhetően ezeken mindig gyorsan túllendültünk.  

Mennyi ideig tartott a projekt bevezetése?  

Vácz-Hosszú Karolina: Erre a dátumra pontosan emlékszem. 2022 júniusában kezdtük és 2022 decemberéig kellett bevezetnünk, és elérnünk azt, hogy a vevőink 50% -át áttereljük elektronikus számlázásra. Ezt a tervet sikeresen teljesítettük. Igazából hat hónap alatt lezajlott a munka oroszlán része. 

Hány vevővel használják az elektronikus számlázást? 

Vácz-Hosszú Karolina: Jelenleg a vevőink a 70–80%-a már elektronikus számlát kap, úgyhogy ez óriási büszkeséggel tölt el minket. 

Milyen előnyei vannak az elektronikus számlázás bevezetésének? 

Vácz-Hosszú Karolina: Ezen a projekten mindannyian nagyon lelkesen dolgoztunk, hiszen tudtuk, hogy a befektetett idő nagyon hamar és jó irányban fog megtérülni. A rengeteg pozitívum mellett a pénzügyi részt emelném ki. Sokkal könnyebben ellenőrizhető, hogy a vevőink megkapták–e a számlát, megtekintették-e azokat, illetve a fizetési határidő betartása is javult. Jobb a kommunikáció, a mindennapos kapcsolattartás a vevőkkel.  Küldetésünk továbbá, hogy környezettudatos megoldásokat implementáljunk a napi munkavégzésünkbe. Az e-számlázásnak köszönhetően napi szinten jelentősen kevesebb papírt, nyomatási kelléket használunk. 

Vannak beépített ellenőrzési pontok a folyamatban? 

Vácz-Hosszú Karolina: Igen, az archívumból minden nap letöltünk egy riportot arra vonatkozóan, hogy az előző nap kiállított számlákat ellenőrizzük. Ezt az információt továbbadjuk a kezelő csapatnak, akik a riportok alapján tudják segíteni a vevőinket a zökkenőmentes számlafeldolgozási folyamatban.  

Az elektronikus számlázáshoz kapcsolódóan a számlákat archiválják is? 

Vácz-Hosszú Karolina: Igen, minden kiküldött számla az EDITEL digitális felületén archíváljuk a törvényi előírásoknak megfelelően. Ezzel a szolgáltatással a kényelmi, napi szinten használt riport funkciókon túl a rendszer egyéb előnyökkel is jár. Nem szükséges a számlákat papír alapon tárolni, amivel időt, energiát és rengeteg helyet spórolunk meg. A számlák online elérhetőek, egy esetleges NAV ellenőrzés, belső audit alkalmával könnyen elérhető bármilyen adat, számla is. 

EDITEL oldalról milyen faladatok voltak a bevezetésnél? 

Sipos Attila: Először egyeztettük pontosan a feladatokat, milyen adatok állnak a rendelkezésünkre és abból milyen formátumot kell konvertálni. Az első tesztek után előjöttek a szokásos gyerekbetegségek, ezeket rövid idő alatt tudtuk orvosolni, így a korábban kitűzött idő alatt sikeresen elkészültünk a teszteléssel, a bevezetéssel és az élesítéssel.  

Volt valami különös igény a folyamat során? 

Vácz-Hosszú Karolina: Előfordult, hogy hirtelen egy törvényileg kötelező számlaadatot kellett feltüntetni a számlán, és azt a kérésünket nagyon gyorsan tudták módosítani a számlákon. Csak pozitívumot tudok felsorolni, a támogatás tekintetében. Nagyon jó az EDITEL reakcióideje és a velük való együttműködés példázza az igazi csapatmunkát. 

Milyen terveik vannak még? 

Vácz-Hosszú Karolina: Én azt gondolom, hogy ennek a jól sikerült projektnek köszönhetően csak még magabiztosabbak lettünk, nagyon sikeresnek ítélték meg a vevőink az átállást. Illetve ami még a tervünk, hogy szeretnénk a bejövő számláinkat is digitalizálni, megkönnyítve ezzel a pénzügyes kollégák munkáját.