PepsiCo

EDITEL PDF e-számla: egységes megoldás minden partner számára

A PepsiCo már évek óta az elektronikus adatcsere (EDI) segítségével kommunikál legfontosabb üzleti partnereivel. Ez magába foglalja az e-számlákat is, melyeket a cég korábban szinte kizárólag csak nagykereskedőinek állított ki. A PepsiCo-nak azonban számos olyan üzleti partnere is van, akik nem használnak EDI-t. Itt az üzleti kommunikáció még más csatornákon zajlik, ami sok plusz munkát igényel, és sok hibalehetőséget is magában hordoz. Ezért a következő cél a cég elektronikus kommunikációjában, egy olyan megoldás kialakítása lett, mellyel egyszerűen lehet elektronikus számlákat kisebb üzleti partnerek részére is küldeni.

Az egyik legnagyobb kihívást az e-számlákra vonatkozó eltérő cseh és magyar jogi előírások jelentették. Elsősorban Magyarországon kellett egy egyedülálló megoldást kialakítanunk, mert ott 2016. január 1-je óta az e-számlázási szoftvernek az adóellenőrzéshez szükséges előírásoknak is meg kell felelnie, és a számlákat az előírt XML formátumban is képesnek kell lennie előállítani.

A megoldás – PDF e-számla

Az EDITEL PDF e-számla megoldása bizonyult a legjobb megoldásnak a PepsiCo számára. A rendszer a számlázási adatokat a PepsiCo ERP rendszeréből nyeri ki – például SAP IDoc formában – melyeket aztán személyre szabható PDF számlázási dokumentummá alakít át, és elektronikusan juttat el az ügyfeleknek. Emellett a PDF e-számlák könnyen igazíthatóak a mindenkor törvényi előírások követelményeihez is, bármelyik országról legyen is szó.

A célunk egy olyan e-számlázási megoldás kialakítása volt, mely kis üzleti partnereink részéről semmilyen technikai infrastruktúra bevezetését nem igényli, és ami egységesen kezeli az e-számlákra vonatkozó országonként eltérő formai és jogi követelményeket. A PDF e-számla tökéletes megoldásnak bizonyult számunkra, az EDITEL pedig egy magasan kvalifikált partnernek a bevezetésében. Milan Peremsky Solution Delivery Lead.

Az eredmény

A PDF e-számla lehetővé teszi a PepsiCo számára, hogy minden üzleti partnerének egységesen állíthasson ki e-számlákat, legyen az kicsi, vagy nagy. A PDF alapú számlák az EDITEL eXite® platformján jutnak el a feladótól a címzettig. Ez a folyamat nem igényel plusz ráfordítást az ügyfelek, illetve a számla fogadói részéről. A PepsiCo számára ez a megoldás jelentős megtakarításokhoz vezet, munkaerő, idő és a pénz tekintetében is, mert felváltja a papír alapú számlákat, csökkenti a hibalehetőségeket és a teljes számlázási folyamatot felgyorsítja.

A számlák az EDITEL auditált archívumában kerülnek tárolásra, ahol bármikor, igény szerint elérhetőek. Ezenkívül a PDF e-számlák további számos kiegészítő szolgáltatás, mint például időbélyegző, emlékeztetők, vagy speciális elemző programok igénybe vételét is lehetővé teszik, melyek még hatékonyabbá tehetik a számlázási folyamatot.

EDI nyújtotta előnyök a PepsiCo-nál

• A törvényi előírások teljes mértékű betartása
• Nincsenek technikai követelmények a kis partnerek számára
• Egyszerű, e-mail alapú számlázás
• Idő- és energiamegtakarítás
• A számlázási folyamat felgyorsulása
• Egységes megoldás minden partner számára