Nem csak a termékek…

… az adatok is időben érkeznek.

Az Orbico Hungary Kft.-nél az EDI a fenntartható üzleti növekedés alapja

Minden 2011-ben kezdődött, amikor az Orbico Hungary Kft., Európa legnagyobb, teljeskörű disztribúciós és ellátási lánc menedzsmenttel foglalkozó cégcsoportjának – az Orbico Csoportnak – a tagjaként az EDI bevezetése mellett döntött. Az EDITEL Hungary csapatával való sikeres együttműködésük azóta is töretlenül zajlik. A projekt során több szakaszban, folyamatosan épültek  egymásra az üzleti folyamatok és bővültek az üzenet típusok.

„Az általunk forgalmazott márkák és termékek kiterjedt és változatos köre nagy rugalmasságot és a a folyamatos változásra való nyitottságot igényel. Emellett fontos a rugalmas szervezet, a kollégák fejlesztésébe és a forgalmazott márkákba való befektetés – árulta el Lénárt Bálint, az Orbico IT Managere. – Célunk, hogy fenntartható üzleti növekedést hozzunk létre, és hozzáadott értéket teremtsünk üzleti partnereink és márkáik számára.”

Változatos tevékenység, változó igények

Az Orbico disztribúciós tevékenységének célpontjai ismert piaci szereplők, többek között multinacionális áruházláncok, helyi kis- és nagykereskedők, drogériák, gyógyszertárak és speciális értékesítési csatornák. Ezért aztán a kezdetben bevezetett EDI megoldás kiegészítésére folyamatosan újabb és újabb igények merültek fel az évek során. A projekt bevezetése előtt az ERP rendszer segítségével zajlott az automatizált EDI Gateway megrendelések fogadására és küldésére.

Minden funkció egy helyen

Annak érdekében, hogy a lehető legjobban megfeleljenek az üzleti partnereik igényeinek, először az elektronikus számlázással, majd digitális archívum szolgáltatással bővítették a meglévő EDI megoldásukat. Ehhez az EDITEL eXite platformját használták, amely egyetlenegy kapcsolattal képes lefedni minden egyes üzleti partnerrel a teljes kommunikációt.

Mivel az Orbico ügyfél portfólióban a nemzetközi hálózatok mellett, a Magyar üzletláncok és független partnerek egyaránt megtalálhatók, a PKI alkalmazására is szükségük volt. Az üzenetküldéshez ma már egy hitelesített, integrált digitális archívum is kapcsolódik, ami a papír számláik archiválását is biztosítja.

A projekt során a legnagyobb nehézséget a PDF számlák létrehozásánál csatolmányok (pl. szállítólevél) üzembiztos hozzáadása okozta. Emellett az elektronikus számlák elfogadtatása a digitalizációra kevésbé felkészült partnerekkel is kihívást jelentett.

Termékek és adatok időben

A kész megoldás végül pozitív fogadtatásra talált a kollégák és a partnerek között, emellett illeszkedik a vállalat „papírmentes iroda” célkitűzéséhez. A koronavírus miatt otthonról dolgozók számára is könynyebbség jelentett, hogy az e-számlák sokkal gyorsabban eljutottak az ügyfelekhez, mint a hagyományos, postai úton küldött társaik. Ráadásul, mivel a számlák gyorsabban érnek oda az ügyfelekhez, a késedelmes kifizetések száma is csökkent.

A rendelések túlnyomó része mostanra automatizált módon kerül be az Orbico rendszereibe, ami lehetőséget ad az ügyfélszolgálatnak, hogy a valóban értéknövelő tevékenységekre koncentráljanak. „Azt gondolom, hogy az EDI képesség ma már alapvető elvárás – teszi hozzá Lénárt Bálint. – Az EDITEL Hungary-vel való együttműködésünket eddig is kölcsönös bizalom és kiváló szakmai színvonal jellemezte, ami csak tovább mélyült.”