Megvalósult álom EDI folyamatok segítségével

Egy ideális világ

Képzelje el, hogy egy reggel arra ébred, hogy minden megváltozott. Az addig kopár utcán nagy, lombos fák nőttek, a járdákról eltűnt a szemét, a korábban dugóban araszoló autók csendesen suhannak, az emberek az utcán kedvesek, barátságosak.

Bár mindezen alaposan elcsodálkozik, de az igazi meglepetés a munkahelyén éri. A megszokott, kissé kaotikus értékesítési folyamat eltűnt, világossá és egyszerűbbé vált:

• Nem kell új megrendeléseket létrehoznia a kissé nehézkesen használható helyi rendszerben.
• Nem kell e-mailt küldenie a szállítónak.
• Nem kell várnia, hogy visszaigazolást kapjon a megrendelés beérkezéséről.
• Nem kell várnia az információt a megrendelés státuszáról (folyamatban van, feldolgozás alatt áll stb.)
• Nem kell 5 percenként ellenőriznie, hogy nem került-e véletlenül a levélszemét (SPAM) mappába valamelyik fontos üzenet.
• Nem kell telefonon hívogatnia a szállítót a megrendeléssel kapcsolatos kérdésekkel.

Mielőtt megkérdezné, hogy egy kellemes álomról, vagy egy pozitív utópiáról van-e szó, folytatom:

• Képzelje el, hogy ebben az “új világban” már nincs papírra nyomtatott számla, vagy szállítólevél. Ezeket a dokumentumokat már teljesen elektronikusan állítják elő és küldik el. Mivel nincs többé hagyományos, kézi adatbevitel, nem kerülnek a rendszerbe az ebből származó hibák sem.
• Képzeldje el, hogy a rendelésről kapott számlákat többé nem kell manuálisan ellenőrizni, beírni és az esedékesség időpontjában könyvelni, a pénz pedig akkor kerül a szállítóhoz, amikor kell. 
• A szállító a továbbiakban nem kezdeményez inkasszót, nem deríti ki, hogy a számla hibás, nem kell helyesbítő számlát kiállítania, és nem kell újra várni a fizetésre. Már nem kell 7, 21 vagy akár 60 napos fizetési határidőt sem kikötni. Minden zökkenőmentesen, terv szerint, tankönyvszerűen történik.
• És még képzelje el azt is, hogy többé nem vesznek el dokumentumok, nem keverednek össze, nem árasztják el az asztalát!

Álmok helyett jól működő EDI folyamatok

A hirtelen megújuló környezetet, az örök tavaszt sajnos mi sem tudjuk elintézni, viszont ami a munkafolyamatok átalakulását, egyszerűsödését, átláthatóságát illeti, az távolról sem utópia. A cégére szabott EDI megoldások révén mindez gyorsan valósággá válhat.

Az EDI folyamatok lehetővé teszik a különböző vállalati rendszerek közti közvetlen, digitális kommunikációt. Ezek az EDI folyamatok iparáganként eltérően valósulnak meg, de az alapelve ugyanaz,  mindenhol a folyamatok  egyszerűsödéséhez, gyorsításához, a nagyobb átláthatósághoz vezetnek.

Néhány iparági példa:

FMCG cégek: 

• automatikus rendelési folyamat
• leegyszerűsített áruátvétel
• termékek nyomonkövethetősége
• hatékony számlaellenőrzés
• optimális árukészlettervezés
• stb.

Autóipar:

• logisztikai információk tökéletesen összehangolt és szabványosított átvitele az OEM-ek és beszállítóik között
• a szállítási előrejelzések lehető leggyorsabb frissítése
• az ügyfelek szállítási előírásainak feldolgozása és teljesítése
• a cikkek, csomagolások, szállítási helyek stb. helyes azonosítóinak feltüntetése.

Banki és pénzügyi szolgáltatások:

• rendszeres kifizetések automatizálása (pl. bérek esetében)
• hatékony készpénzgazdálkodás
• pénzügyi információk cseréje bankok között
• hibakockázat csökkenése
• folyamatok biztonsága
• a manuális beavatkozás minimalizálása

Az EDI természetesen nemcsak a három, kiragadott iparág folyamatainak digitalizálására nyújt megoldást. A logisztikától a vendéglátáson át az egészségügyig működnek sikeresen az adott iparágra alkalmazott EDI folyamatok.

Nem kell tehát félni, szó sincs arról, hogy egy fantasztikus álomból felébredve elillanának az irodai folyamatokat “elvarázsoló” megoldások. Az EDI nagyon is valóságos, az egész világon sikerrel alkalmazzák a cégek az EDI folyamatokat.