6 érv a digitális archiválás mellett

“Hova lett a bankszámla-kivonatom? Nem láttad a cirko karbantartási szerződését?”

Ismerősek ezek a mondatok? Otthon ugyan előfordul, hogy keresni kell egy-egy, hirtelenjében ki tudja hova lerakott dokumentumot, egy vállalkozás működését viszont megbéníthatja az effajta, strukturálatlan iratkezelés.

Egy cég működésének egyik alapja, hogy a munkához szükséges dokumentumok bármikor, gyorsan, sértetlenül, hiteles formában előkereshetők, megjeleníthetők, nyomtathatók legyenek. Ehhez a legjobb megoldás a digitális archiválás.

Fontos tisztázni, hogy a digitális archiválás nem azonos a hagyományos, papíralapú dokumentumok digitalizálásával. Természetesen ez is fontos feladat, de az elektronikus archiválás ennél többet jelent.

1. A digitális archiválással elkerülhető az adatvesztés

Egy hagyományos dokumentum elveszhet, megsérülhet, de akár el is lophatják azt. A dokumentumban tárolt adatok hozzáférhetetlenné válnak, bizalmas adatok illetéktelen kezekbe kerülhetnek.

Az elektronikus archiválás lényege a digitalizált iratok rendszerezése, mentése és tárolása. Ez az archiválási folyamat garantálja, hogy a dokumentumok bármikor, változatlan formában elérhetők maradnak. A digitális archiválás garantálja a dokumentumok sértetlenségét az archiválás teljes ideje alatt.

2. Gyors hozzáférés az információkhoz

Aki várt már az ügye elintézésére és végig kellett néznie, ahogy az ügyintéző mappákban, dossziékban kutat a megfelelő dokumentumok után, értékelni fogja, hogy egy digitális archívumban mindehhez csak néhány kattintás szükséges. A dokumentumok egységes, feldolgozott formában használhatók, de az eredeti dokumentum előnézete is megjeleníthető.

3. A digitális archiválás gazdaságos

Az elektronikusan tárolt dokumentumok révén rengeteg, egyre dráguló papír és irodaszer takarítható meg. Fontos lépés ez a valódi, papírmentes iroda felé vezető úton.

A papíron tárolt dokumentumok szállítása egyik irodából a másikba, vagy egy cég különböző épületei között lassú folyamat és önálló kézbesítők munkáját igényli. A digitálisan archivált iratok (megfelelő jogosultsággal) bármikor, bárhonnan azonnal elérhetők. A felszabaduló munkaerő más, fontosabb feladatra átcsoportosítható.

4. Az elektronikus archivált dokumentumok bármikor visszanyerhetők

Ha egy dokumentum tévedésből bekerül az iratmegsemmisítőbe, az lényegében elveszett. (A papírcsíkok összegyűjtése, ragasztgatása, a dokumentum helyreállítása inkább csak a kémfilmekben működik.)

Az online tárolt adatok esetében nincs szükség helyhiány miatti selejtezésre, ha pedig valaki tévedésből töröl egy fájlt, az nem jelenti annak fizikai törlését, vagyis az adatok ebben az esetben is helyreállíthatók.

5. A bizalmas anyagok védelme

Egy papíralapú dokumentum megsérülhet, elveszhet, vagy akár el is lophatják, így a dokumentumban lévő bizalmas adatok akár illetéktelen kezekbe is kerülhetnek.

Az elektronikusan archivált dokumentumok sokkal védettebbek. A hozzáférést kontrollálni lehet, a használat pedig követhető. Bár tökéletes védelem nem létezik, a digitális dokumentumok védelme nagyságrendekkel erősebb, mint a papíralapú dokumentumoké.

6. A digitális archiválással védi a környezetet

Becslések szerint naponta mintegy 160.000 fát vágnak ki – ezek többsége a papírgyártás szükségleteit fedezi… A fák pusztítása mellett a papír előállításához nagy mennyiségű klórt és egyéb vegyszert használnak fel. Ezek is jelentősen terhelik környezetünket.

A digitális archiválás környezeti lábnyoma minimális. A digitális archiválást, vagyis a papírmentes irodát választva nemcsak környezetünk védeleméhez járul hozzá, de a papírköltség radikális csökkentése következtében anyagilag is jobban jár.

Összegzés

A digitális archiválás bevezetésével jelentős lépést tesz a papírmentes iroda felé. A digitális archiválás révén biztonságosabban, rendezettebben tárolhatók a cég dokumentumai, egyszerűbb és gyorsabb lesz az azokhoz való hozzáférés is.

Tudjon meg többet az EDITEL digitális archiválási megoldásairól! További információkért vegye fel velünk a kapcsolatot!