Az EDI bevezetése a B2C piacon

Szépség szívvel-lélekkel

A Lovebrands a B2C piacon egyedi, közvetlen és személyes hangvétellel kommunikál. A háttérben ugyanakkor az ERP rendszerükkel összekötött webshop automatizáltan kezeli a folyamatokat, ezzel időt és költséget megtakarítva.

A Lovebrands két éve jött létre a koronavírus járvány kezdetén kialakult bizonytalanság közepette, azzal az ambícióval, hogy a közeljövőben a magyar szépségipar egyik meghatározó szereplőjévé váljon.

Az elmúlt egy évben folyamatosan bővítették portfóliójukat azzal a céllal, hogy valóban hasznos, segítő közösséget hozzanak létre. Emellett az alapértékeik is meghatározásra kerültek. A környezetvédelem az elsők között szerepelt – nemrég nyílt üzletükben digitális kijelzőkön tüntetik fel az árakat, és az irodában is törekednek a papírmentességre.

Emellett már a kezdetektől fontos szempont volt számukra, hogy automatizálják a háttérben zajló folyamataikat, így a megrendeléseket és a számlázást is.

Kezdeti nehézségek

Eleinte nem volt kialakított elektronikus kapcsolat a webshop és a vállalat ERP rendszere között, így manuálisan rögzítették a rendeléseket, ami jelenős erőfeszítést igényelt a munkatársaktól.

A fejlesztések előtt az ERP rendszerben nem volt lehetőség külső alkalmazások integrálására. Szerették volna, ha a megrendelés és a számlázás folyamata plusz munka nélkül, a háttérben zajlott volna, ezért külső segítség igénybevétele mellett döntöttek.

ERP rendszer és webshop integráció

Az EDITEL Hungary már korábban is kapcsolatban állt a céggel és ismerte a meglévő ERP rendszerüket. A korábbi jó tapasztalatok alapján ismét rájuk esett a választás.

A projekt során kialakításra került a kapcsolat a webshop és az ERP rendszer között, mindezt integrálva a már meglévő EDI (elektronikus adatcsere) kapcsolattal. Így az elektronikus számlázás és az archiválás megoldás is rendelkezésükre állt.

A kivitelezés során a legnehezebb feladatot a alapvetően eltérően működő webshop motort, és ERP rendszer integrációja jelentette. Meg kellett oldani az adatok megfelelő formában történő átadását. Sok egyeztetést igényelt a rendelkezésre álló adatok alapján elkészítendő XML formátum, amely valóban megfelelő módon közvetíti az információkat az ERP rendszernek.

Végül azonban sikerült megvalósítani a Lovebrands elképzeléseit. A projekt során az XML egységes formátumon alapú rendelések fogadása, a készletinformációk frissítése és a PKI (elektronikus aláírással ellátott) e-számlák küldése került kialakításra.

A láthatatlan megoldás

Mindez szinte észrevétlenül, a háttérben történik. A Lovebrands munkatársai zavartalanul végezhetik a munkájukat.

„Egy hiba ott jön ki, ha a mindennapi működésben leállások, elakadások vannak – fogalmazta meg Domán Ákos, E-Commerce Manager. – Itt azonban nem történt ilyesmi, mi csak azt érzékeljük, hogy a rendszer működik.”

Mivel egy B2C webshopról van szó, így a partnereik magánszemélyek, akik szintén profitálnak abból, hogy a rendeléseik gyorsan és pontosan kerülnek feldolgozásra.

Az automatizálásnak köszönhetően a megrendelésekkel kapcsolatos munka jelentősen csökkent. Ahelyett, hogy kézzel kell rögzíteniük az adatokat, minden automatikusan, a háttérben zajlik. A folyamatok így pontosabban és precízebben működnek, ami nagy könnyítést jelent a mindennapi munkában.

„Azzal termel pénzt, hogy nem termel veszteséget – foglalta össze Szatmári Gábor, Digital Marketing Manager. – Rengeteg veszteségtől kímél meg minket, hogy nem manuálisan kell elvégeznünk ezeket a folyamatokat.”