Az elektronikus számlázás szabályai

Az e-számlázás jogi háttere

Korábban már írtuk róla, mi is az az elektronikus számla, bemutattuk az e-számla előnyeit, illetve összehasonlítottuk a számlaküldés formáit is. Itt az idő, hogy részletesebben írjunk az elektronikus számlázás szabályairól is.

Az e-számla kiküldése

Az e-számlát PDF formátumban küldheti ki. Ahhoz azonban, hogy ezt megtehesse, mindenképpen meg kell győződni róla, hogy a számla befogadója tud-e az ilyen számlával mit kezdeni. Mivel az e-számla fogadásának, illetve az eredet hitelessége, az adattartalom sértetlensége és az olvashatóság biztosításának a számla kiállítója, és annak befogadója részéről is technikai feltételei vannak, az e-számlázáshoz elengedhetetlen a felek együttműködése. Ennek érdekében a törvény az elektronikus számla kibocsátásának feltételeként előírja a számlabefogadó beleegyezését – ami azonban nem csak formális nyilatkozat lehet. Megvalósulhat például a kapott számlán szereplő ellenérték kifizetésével, hallgatólagos beleegyezéssel, illetve EDI-rendszer alkalmazása esetén a felek előzetes, írásbeli megállapodásával is.

A kiküldött dokumentumnak természetesen tartalmaznia kell valamennyi adatot, amit egy hagyományos számla az érvényes törvényeknek megfelelően tartalmaz. A feladónak PDF mellett ki kell küldeni a számla úgynevezett HASH kódját is. Ez a kód nélkülözhetetlen része az e-számlázásnak, mivel ez biztosítja a számla hitelességét, adattartalma sértetlenségét és olvashatóságát.

Az e-számla befogadása

Mielőtt e-számlát fogadna be, át kell gondolnia, hogy cége fel van-e készülve az ilyen számlák feldolgozására. (Az elektronikus számla nem iktatható papíron.) Amennyiben a válasz: nem, elutasíthatja az e-számla befogadását.

A számla kiállítójának hitelessége, az adattartalom sértetlensége és az olvashatóság (az elévülés végéig) azok az információk, amiket a számla befogadójának – a számla tartalmán túl – feltétlenül meg kell vizsgálnia. Egy PDF számla esetében a legegyszerűbb megoldás a minősített elektronikus aláírás és időbélyeg használata. Ha ezt a kiállító nem helyezte el a számlán, akkor ezt a befogadónak kell megtennie. (Ez persze járulékos munkával és kiadással jár.)

Ha a számla kiállítója megküldte a HASH kódot, annak érvényességét a NAV Online Számla rendszerében ellenőrizheti. Itt megnézheti azt is, hogy számlakiállító partnere szabályszerűen lejelentette-e azt, illetve hogy eredetileg papíralapú, vagy elektronikus formában állította-e ki azt.

Az e-számla tárolása

A számla befogadása és ellenőrzése még nem a folyamat vége. Az elektronikus számlázás szabályai a számlák tárolására is vonatkoznak. Az e-számlát nem a hagyományos módon, kinyomtatva, lefűzve kell tárolni. Gondoskodnia kell az e-számla szakszerű elektronikus tárolásáról, arról, hogy az a törvényben előírt időszak alatt bármikor bemutatható legyen.

Az e-számla tárolása egyetlen számítógépen, tárolóeszközön nem elégséges. A biztonságos megőrzés és tárolás érdekében gondoskodnia kell a biztonsági másolatokról és a rendszeres biztonsági mentésekről is.

Összegzés

Bár a leírás alapján az elektronikus számlázás szabályai, vagyis az e-számlák kiállítása, küldése, befogadása és feldolgozása bonyolultnak tűnhet, a folyamatok kialakítása után azok működtetése és betartása igen egyszerű. Az e-számlázás révén elért megtakarítás, a folyamatok átláthatósága, a számlák elérhetősége olyan előnyök, melyek révén sokszorosan megtérül az átállásba fektetett energia.

Az e-számlázás jogi hátterét, az e-számlázásról szóló tudnivalókat az EDITEL összefoglaló oldala tartalmazza.