ÚTIKALAUZ AZ EDI SZABVÁNYOK VILÁGÁBA

Hasznos háttérinformációk a „21. század eszperantójáról”

Rákeresett már valaha az EDI szabványokra a Google-n? Ha igen, valószínűleg találkozott már olyan kifejezésekkel, mint az EDIFACT, EANCOM, ODETTE és GS1 XML. Az ezekhez fűzött magyarázatok elolvasása után is lehet, hogy még mindig nem volt világos, mit is jelentenek a fent említett kifejezések. Ne aggódjon, a dolgok valójában nem olyan bonyolultak, mint amilyennek tűnnek. Gondoljon az EDI szabványokra úgy, mint nyelvekre, amelyeket az ERP rendszerek használnak azokban a vállalatokban, amelyek az elektronikus adatcserére (EDI) támaszkodva kommunikálnak az egész világgal.

Hadd legyek a személyes „tolmácsa” ezen az „EDI nyelvi kalandon”, és készüljön fel arra, hogy felfedezheti az EDI által nyújtott nagyszerű előnyöket akár még az Ön vállalata számára is.

1. Felkészülés az utazásra: rövid történelmi áttekintés

Az EDIFACT nemzetközi sikere 1987-ben kezdődött. Akkoriban az ENSZ publikálta ezt a több iparágra kiterjedő ISO szabványt, amelyet azóta a világ minden vállalata ingyenesen használhat. Már a 90-es évek közepére több mint 100 üzenettípus volt elérhető. Ma összesen 198 üzenettípus áll rendelkezésre. És mégis, néha a kevesebb több.

2. Maximalizált egyszerűség: Megszületik az EANCOM

Az EDI nyelvben az “üzenet” kifejezés többek között érthető rendelésekre (ORDERS), szállítási értesítésekre (DESADV) vagy számlákra (INVOIC). Ezeket a kifejezéseket mindig hatbetűs rövidítésekkel jelölik, amelyek az angol kifejezésekre vezethetők vissza. A fent említett példák mellett érdemes megjegyezni, hogy ezek a leggyakrabban használtak. Vannak olyan EDIFACT üzenettípusok is, amelyeket a gyakorlatban ritkán alkalmaznak.

A globális GS1 közösség segített növelni az EDIFACT gyakorlatiasságát és felhasználóbarát voltát. A 80-as évek végén csökkentették az üzenettípusok számát 49-re, és ezekre támaszkodva hoztak létre egy új szabványt, az EANCOM-ot, amely egy visszautalás a GS1 korábbi vállalatnévére, az EAN Austria-ra (EAN + Kommunikáció). Ezekből a 49 üzenettípusból 32-t már csak Ausztriában alkalmaznak. Az üzleti partnerek ilyen üzeneteket cserélnek ki folyamatosan az eXite, az EDITEL platformja segítségével.

Azonban az EANCOM csak egy, a ma világszerte elérhető sok szabvány közül. A nemzeti és nemzetközi GS1 hálózatok azon dolgoznak, hogy ezt a szabványt a következő szintre emeljék.

3. Személyes utazási okmányok: a beszállító információval rendelkezik a szabványokról.

Tegyük fel, hogy Ön egy kisebb vagy közepes méretű gyártó cég, ami élelmiszert vagy más fogyasztási cikkeket állít elő, és szeretne a beszállítója lenni egy nagyobb kiskereskedelmi vállalatnak. A gyakorlatban a kiskereskedelmi vállalat arra fogja Önt  megkérni, hogy az üzleti dokumentumokat, mint például a rendeléseket, szállítóleveleket és számlákat, elektronikusan cseréljék ki egy meghatározott EDI szabványban, olyanban, mint például az EDIFACT, EANCOM vagy GS1 XML formátum. Általában ugyanazt a “nyelvet” használják, amelyet a kiskereskedelmi vállalat a többi üzleti partnerével is alkalmaz.

A legtöbb esetben a kiskereskedelmi vállalatok még részletesebb specifikációkat is megadnak a szabványhoz. Tegyük fel, hogy a kiskereskedelmi vállalat az “ECR EANCOM Ausztria XY verzió” szabványt nevezi meg. Az első reakcióban a legtöbb beszállító érthető módon nem igazán tudja, miről is van szó, mert még soha nem találkozott ezekkel a kifejezésekkel. Ez magyarázza, hogy miért fordul sok vállalat ezek után az EDITEL-hez. Néha még maguk a kiskereskedelmi vállalatok is javasolják beszállítóiknak, hogy vegyék fel velünk a kapcsolatot. Ez a megállapodás kiváló döntés, ugyanis mi, aki több, mint 20,000 vállalat partnere vagyunk, sokat tudunk arról, hogy mire van szüksége egyes (kiskereskedelmi) vállalatoknak. Ezután egy nagyon fontos kérdést teszünk fel a gyártóknak.

4. Utolsó ellenőrzés a felszállás előtt: Milyen ERP rendszert használ?

Ahhoz, hogy elektronikusan adatokat cserélhessen más vállalatokkal, szükség van egy ERP (vállalati erőforrás-tervezés) rendszerre. Ezért az alábbi egy fontos kérdés: milyen ERP-t használ? Valójában sokkal több lehetőség létezik, mint gondolná. A paletta a SAP-től, az Oracle-on, a SAGE-en, a Microsoft Dynamics-en, a BMD-n, a Myfactory-n keresztül egészen az Odoo-ig terjed, hogy csak néhányat említsünk. Az EDI-hez viszont szükségesek más funkciók is, mint például az import- és exportfelületek.

Az interfészek segítségével az adatok exportálódnak a gyártó ERP rendszeréből, amelyeket egy „konverter” szoftver segítségével fordítanak le egy olyan “EDI nyelvre”, amelyet a kereskedő partner használ. Egy virtuális adatközponton keresztül az összes adat az internetkapcsolat segítségével továbbítódik a kereskedő interfészeibe. Amint az adatok eljutnak a kiskereskedőhöz, újra átalakítják őket, hogy beillesszék a kiskereskedő ERP rendszerébe, ugyancsak az interfészek segítségével. A szabványos beviteli mezőknek köszönhetően a kiskereskedők pontosan azokat az információkat kapják, amelyekre szükségük van. Az egész folyamat csak néhány másodpercig tart, és nincs szükség “szótárakra”.

5. Indulás: megfelelő közlekedési eszköz kiválasztása

A kívánt EDI szabvány “nyelven” történő adatszállításhoz a fent említett adathubot használják. Ez az adathub eXite névre hallgat. Ugyanis ezek nem véletlenszerű adatok, hanem nagyon időérzékeny és működési szempontból kritikus információk. Ezért az eXite számára a maximális elérhetőség, megbízhatóság és biztonság alapvető követelmények. Sok vállalat számára a nemzetközi elérhetőség kulcsfontosságú tényező. A “szállító közeg” általában az internet.

6. Kulturális sokk elkerülése: más iparágak, más specifikációk

Az iparágspecifikus igények hatékonyabb kezelése érdekében az idők során úgynevezett részhalmazokat fejlesztettek ki az EDIFACT alapján. Például az autóiparnak az ODETTE és a VDA felel meg, míg a textiliparnak az EDITEX, és a fogyasztási cikkek iparának pedig az EANCOM EDI szabvány. A lényeg mindig ugyanaz: a vásárlók megadják a beszállítóknak a “nyelvet”, amelyen kommunikálniuk kell, és a kommunikáció ezen a nyelven zajlik.

Egy tipp: erősen javasolt, hogy a beszállítók elektronikusan cseréljenek üzleti dokumentumokat előbeszállítóikkal is, ami nem annyira gyakori. A dolgok megkönnyítése érdekében ugyanazt az adatformátumot kell használni, mint amit a vállalat saját ügyfeleivel való kommunikációra használ.

7. Utazzon és tanuljon: tágítsa ki ismereteit az EDI szabványokról

Azért, hogy a felhasználóknak mindig naprakész EDI szabványokat kínálhassanak, az ECR munkacsoportok rendszeresen összeülnek. Ezekben a munkacsoportokban részt vesznek az összes fontos érdekelt felek képviselői. Ezek közé tartoznak többek között a kiskereskedők, fogyasztói cikkeket gyártó vállalatok és logisztikai szolgáltatók. Ezek a munkacsoportok megvitatják, hogy egy rendelésüzenetben milyen információk szerepeljenek, és milyen információkat találnak fontosnak a partnerek.

Az alábbi példa jól mutatja, hogy milyen jól működik ez a közös “nyelv” keresése: több mint 60 ország támaszkodik a GS1 EDI szabványokon alapuló Elektronikus Adatcserére. A felhasználók számára az az előny, hogy nem kell megtanulniuk bonyolult technikai kifejezéseket. Ehelyett egyszerűen átadhatják a technikai eljárást egy EDI szolgáltató kezébe. Mindazonáltal fontos, hogy ismerős legyen a háttér. Ez lehetővé teszi “ezeknek a nyelveknek” a megértését és az első lépések megtételét az EDI kapcsolat felé.

Önnek is felkeltette az érdeklődését, hogy megtanulja az EDI-t, mint új nyelvet? Szeretné esetleg azonnal alkalmazni is? Kattintson ide az EDI első lépéseiről szóló információkért. További kérdés esetén pedig vegye fel velünk a kapcsolatot, használva a jobb oldali kapcsolatfelvételi űrlapot.