Mitől lesz elektronikus egy számla?

Egy vállalkozó barátom arról panaszkodott, hogy egyes cégek nem hajlandóak befogadni az elektronikus számláit. Amikor kollégánk megkérdezte, hogy milyen módon állítja elő és küldi ki ezeket a számlákat, kiderült, hogy egyszerű PDF formátumú számlákat állít ki, és ezeket email csatolmányként küldi el ügyfeleinek.

Vannak, akik legszívesebben postagalambbal küldenék ki a vágott lúdtollal pergamenre írt számláikat. Számukra elfogadhatatlanul modernnek tűnhet a PDF-ben küldött dokumentum, de tudomásul kell venni, hogy a világ (vagy legalábbis annak egy része) ennél lényegesen előrébb tart.

Az emailben küldött PDF tehát kényelmes, de attól még nem “igazi” elektronikus számla. A küldőnek (a számla kiállítójának) és a befogadónak egyaránt ki kell nyomtatnia a maga példányát, érvényes számla csak így jön létre. (Egyes, nagyobb mennyiségű számlát befogadó cégek éppen a nyomtatással járó többletmunka miatt idegenkednek ettől a megoldástól.)

E-számla, az “igazi” elektronikus számla

Az elektronikus számla körüli zavar legfőbb forrása az ÁFA törvény, ami elektronikus számlának nevezi a hagyományos (papír) számla szkennelésével keletkező, vagy számlázó program által generált PDF formátumú számlát is. Egyes cégek ezeket sem szeretik, mert a nyomtatás nagy számú számla esetén külön munkát jelent, de az ilyen számlák elutasítása (elvileg) nem lehetséges. (Ennek ellenére, a békesség érdekében  érdemes előre tisztázni, hogy a számlabefogadó elfogad-e ilyen számlát.)

Miután az elektronikus számla fogalmát sikerül így összezavarni, a valódi elektronikus számlát  a továbbiakban “e-számlának” nevezzük. Ez egy olyan bizonylat, amelyet elektronikus úton kell kiállítani és befogadni, miközben megbízható módon kell biztosítania a számla eredetének hitelességét, az adattartalom hitelességét és olvashatóságát. Mindez persze messze nem olyan egyszerű, mint egy PDF dokumentum elküldése.

Az e-számláról készülhet ugyan nyomtatás, de ez csak tájékoztató jellegű, nem számít hiteles másolatnak.

E-számla elektronikus aláírás és időbélyeg nélkül

Az e-számla “hőskorában” a NAV (akkor APEH) kötelezővé tette, hogy az elektronikus aláírással és időbélyegzővel legyen ellátva. Ezekkel a megkötésekkel viszont erősen visszavetették az e-számlázás terjedését.

Azóta változott a szabályozás, a számlát ma nem kell ezekkel az azonosítókkal ellátni. Viszont az archiváláshoz a legegyszerűbb és leggyakoribb mód az elektronikus aláírás és az időbélyegző.

Ezekből a követelményekből is látszik, hogy nem lehet valakinek előzetes, írásbeli egyeztetés nélkül e-számlát küldeni.

Automatikus elektronikus számlázás

Egy egyéni vállalkozó, aki havonta, vagy kéthavonta bocsát ki egy számlát, nyugodtan megmaradhat a hagyományos online számlakészítésnél. Aki viszont rendszeresen, nagyobb mennyiségű számlát állít ki, annak óriási segítséget jelent a számlázás automatizálása.

Az automatizálás révén a teljes számlázási folyamat egységessé válik mind a számlakibocsátó, mind a befogadó számára. Egy ilyen rendszer garantáltan megfelel a törvényi előírásoknak, az archiváláshoz előírt időbélyegző és digitális aláírás megoldható.

Az elektronikus számlázással időt és pénzt takarít meg.

Már az emailben, csatolmányként küldött számla is megtakarítással jár, hiszen nem kell a számlákat borítékolni, címezni, majd a postán feladni, az e-számla tovább egyszerűsíti az életet. Azzal, hogy a nagyobb mennyiségű számlát nem kell szkennelni, majd emailben elküldeni, jelentős munkától mentesülnek a kollégák, fontosabb feladatokkal tudnak foglalkozni.

Az emailben kiküldött elektronikus e-számla előnye,  hogy a megnyitás alapján egyfajta nyomonkövetés is megvalósítható, illetve emlékeztető küldhető a címzettnek a meg nem nyitott számlákról. Ebből adódik, hogy a megnyitott és meg nem nyitott számlákról heti/havi riport készíthető.

Egyértelmű, hogy az elektronikus számlázásé, azon belül is az e-számláé a jövő, érdemes mihamarabb belevágni!

Ha többet szeretne megtudni az e-számláról, keresse fel weboldalunkat, olvassa el további cikkeinket, vagy hívja tanácsadó kollégánkat a +36 23 504 847 – es telefonszámon! 

Szerző

Légrádi László
Az EDITEL Hungary ügyvezetője