A digitális archiválás helyzete Magyarországon
Ingyenesen letölthető tanulmány
A koronavírus-válság egyik legfontosabb tanulsága, hogy azok a cégek tudták a nehéz időszakot a legkisebb veszteségekkel átvészelni, amelyek a válság kitörésekor már megkezdték a digitális átállást. Az üzlet korszerűsítésének meghatározó része a korábban papíralapú folyamatok digitalizálása. Az adatkezelést, a papírmentes iroda kialakítását támogató EDITEL Hungary 2022. július-augusztusban egy villámfelmérést készített, hogy megtudja, megmutassa, milyen ma a digitális archiválás helyzete Magyarországon.
A 12 kérdést tartalmazó online kérdőívet a LinkedInen keresztül, célzottan, elsősorban pénzügyi-, illetve az adminisztrációért felelős vezetőknek küldtük ki. Bár a felmérés nem reprezentatív, a beérkezett 112 válasz világos képet ad a digitális archiválás pillanatnyi helyzetéről.
Ezúton is szeretnénk megköszönni minden válaszadónak, hogy kérdőív kitöltésével segített nekünk és valamennyi érdeklődőnek jobban megérteni, hogyan is működik a gyakorlatban a digitális átállás. Ezért a segítségért cserébe mi kitöltésenként 500 forintos adománnyal támogattuk a Triangulum Alapítvány iskolásokat célzó digitális programját.
A válaszadók szektorális megoszlása
A kérdéseket igyekeztünk a lehető legtöbb iparág szereplőinek kiküldeni. Így világos képet kapni arról, melyik iparágakban fogékonyak a téma iránt. Az első helyre egyértelműen az IT került, innen érkezett a kitöltések ötöde (20,5%). Az FMCG (15,2%), a gyártás és egyéb ipari tevékenység (13,4%) képviseltették még magukat nagyobb arányban. A válaszadók fele a gyógyászattól a szállítmányozásig a legkülönbözőbb iparágakban tevékenykedik. Ez a megoszlás azt sugallja, hogy miközben néhány iparágban az átlagosnál nagyobb az érdeklődés a digitális archiválás (és feltételezhetően általában, a digitális megoldások) iránt, a legtöbb iparág képviselői nyitottak az új megoldásokra.
Cégméret, árbevétel szerint
A válaszadók csaknem ⅔-a (63,7%) 1 milliárd forintos, vagy annál nagyobb éves árbevétellel rendelkezik, ám az 500 millió forintos árbevétel alattiak jelentős aránya (23,2%) jól mutatja, hogy a digitális archiválás nem feltétlenül csak a legnagyobb cégek privilégiuma.
A cégnél betöltött pozíció
A válaszadók csaknem fele (46,4%) felsővezető, igazgató. Jelentős szerepet játszanak még a középvezetők (21,4%) és a saját csapat nélküli szenior szakemberek (25,9%) is. A válaszok egybeesnek az Editel tapasztalataival: a digitalizációval kapcsolatos döntéseket a felsővezetők hozzák meg, de ebben támaszkodnak a középvezetők és a szakértők véleményére.
Az archiválás eddigi szabályai (léteznek-e kialakult folyamatok?)
A kérdőívet kitöltők 65,2%-a igenlő választ adott. Az anonim felmérések lélektana szerint a válaszadók hajlamosak kisebb-nagyobb mértékben szépíteni a valóságot. Ezt is figyelembe véve megállapíthatjuk, hogy a digitális archiválás iránti igény valódi, és a válaszadók csaknem felénél eddig még nem történtek komoly lépések a megvalósítás irányába.
Vesztek el, vagy semmisültek meg adatok az elmúlt 3 évben?
A válaszadók 86,6 százaléka nem találkozott ilyesmivel. A valóság azonban ennél súlyosabb. A nemzetközi statisztikák szerint az adatvesztés leggyakoribb (59%) oka emberi mulasztás, míg 34% százalék mögött valamilyen hardverhiba keresendő. Az adatvesztés megelőzésének egyik legbiztosabb módja a digitális archiválás.
Használnak-e digitális archiválási megoldást?
A válaszok szerint a cégek 77,7 százaléka használ ilyen megoldást. A válasz jól tükrözi, hogy egyre több cég igényli a digitális archiválást. A magas arány azonban nem találkozik az Editel tapasztalataival. Tapasztalatunk szerint sokan összetévesztik a belső meghajtóra vagy külső információhordozóra történő mentést a professzionális archiválással.
Gondolkodnak-e digitális archiválási megoldás bevezetésén?
Mindössze a válaszadók 4%-a nyilatkozott úgy, hogy tervezik digitális archiválási rendszer bevezetését, és erről már megfelelő szintű döntés is született. 20% ugyan fontolgatja a beszerzést, de erről felelős döntés még nem született. Meglepő azoknak az aránya (36%), akik maguk sem tudják, hogy gondolkodnak-e digitális archiválási rendszer beszerzéséről. (Ezek a válaszok logikailag ellentétesek az előző pont magabiztos válaszával, mely szerint a cégek több, mint ¾-e rendelkezik archiválási rendszerrel.)
A leggyakrabban archivált dokumentumok
A legtöbb válaszadó (95,7%) a jogi dokumentumok (benne a szerződések) archiválását tartja a legfontosabbnak. Ezt szorosan követik a számlák (91,4%). A teljesítési igazolások (71,3%) és az audit anyagok (71%) ettől valamivel elmaradnak.
A válaszok pontosan tükrözik azokat a valós archiválási igényeket, amik a cégeknél jelentkeznek.
Az archiválási rendszer kiválasztásának fő szempontjai
Rendkívül tanulságos, hogy a válaszadók a “könnyű kezelést” jelölték meg a legfontosabbnak (81,7%). Ez a szempont lényegesen fontosabb, mint a költségek (59,1%). Fontos szempontként jelenik meg a kereshetőség (67,7%), ami az archiválási rendszerek egyik legalapvetőbb tulajdonsága.
Milyen legyen az archiválást végző cég?
A válaszadók az előre megadott jellemzőket használva, súlyozva választották ki a az “ideális jelöltet”. A válaszokból egyértelműen kiderült, hogy elsősorban a felelősség vállalását és garanciát várnak el a szolgáltatótól, de fontos még a cég pénzügyi stabilitása is, miközben a cég mérete, piaci pozíciója, vagy az archiválás földrajzi helye nem bír különösebb jelentőséggel.
Archiválás módja
A hazai digitális kultúra állapotának fontos jellemzője, hogy a felhasználók 53%-a ma már a felhős megoldást, az archiválást, mint szolgáltatást (SaaS) részesíti előnyben. Komoly elmozdulás ez ahhoz képes, hogy néhány évvel ezelőtt a cégek többsége még mereven ragaszkodott a helyben telepített rendszerekhez.
Összegzés
Felmérésünkből egyértelműen pozitív kép rajzolódik ki. A kapott keresztmetszet jól mutatja, hogy a hazai cégeknél egyértelmű igény mutatkozik az adatok archiválására. Bár léteznek különbségek, ez az igény cégmérettől és iparágtól függetlenül valamilyen formában szinte mindenhol megjelenik.
Az “önbevalláson” alapuló felmérés természeténél fogva a ténylegesnél valamivel szebb képet fest a folyamatok szabályozásáról és a digitális archiválás elterjedéséről – ez minden hasonló felmérés sajátossága. Jól látszik viszont, hogy a legtöbb cégnél kellően magas szinten foglalkoznak a témával és pontosan látják a megoldandó feladatokat.
Ezúton szeretnénk megköszönni valamennyi válaszadónak, hogy időt szánt kérdőívünk kitöltésére, ezzel segítve a digitális archiválás további terjedését!
Szeretne még többet tudni a kutatásról?
Symbolic image copyright Pixabay, Pexels, Unsplash