A kkv-k búcsút mondanak az összes papírmunkának

A kkv-k búcsút mondanak a papírmunkának

A papíralapú dokumentumok használata továbbra is általános gyakorlat, különösen a kkv-k (kis- és középvállalkozások) esetében. Ez hatalmas kihívást jelent különösen a távmunka idején, azért is, mert a leveleket üzleti címekre postázzák. “Jelenleg sok vállalkozás átgondolja azokat a papír alapú folyamatokat, amelyekre évek óta támaszkodtak. Általában a számlák digitalizálására szolgáló egyszerű megoldásokat keresik” – mondta Gerd Marlovits, az EDITEL, mint vezető EDI szolgáltató, osztrák vezérigazgatója. Az automatikusan generált PDF számlák és az online számlázási portálok gyakran az első lépésnek számítanak az elektronikus adatcsere (EDI) világába.

Amikor két nagyvállalat üzletet folytat egymással, a számlázás meglehetősen egyszerű, mivel elektronikus adatcserére (EDI)-ra támaszkodnak, a nemzetközi eXite hálózat segítségével. “Az egyik eset az, hogy a digitális dokumentumokat automatikusan átviszik a számviteli rendszerbe, ahol az alkalmazottak feldolgozhatják azokat. Ez általában nem helyhez kötött folyamat, amelyet elvégezhetnek az emberek otthoni irodájukban is, mivel sok vállalat biztonságos VPN hozzáféréssel rendelkezik rendszerünkhöz “- mondta Gerd Marlovits, az EDI szolgáltató vezérigazgatója. A dolgok eltérőek azokban a vállalatokban, amelyekben még mindig vannak papír alapú folyamatok. “Az üzleti dokumentumok feldolgozásához nyilvánvalóan fizikailag jelen kell lenniük” – tette hozzá Marlovits.

Automatizált számlák PDF formátumban

A COVID válság nyomán az elmúlt hetekben a digitalizáció, mint a távmunka előfeltétele, a figyelem középpontjába került. Előfordulhat, hogy az üzleti folyamatok leállnak, a megrendeléseket nem lehet feldolgozni, vagy a számlákat nem állítják ki, mert az alkalmazottak nincsenek az irodában. “Ezért aligha meglepő, hogy sok vállalat jelenleg próbál a hibából erényt kovácsolni, vagyis próbálja a papír alapú folyamatokat a lehető leggyorsabban és hatékonyabban digitalizálni, hogy a dokumentumok bárhonnan elérhetők legyenek. Például a számla elfogadók, jelenleg minden eddiginél nagyobb mértékben támaszkodnak a PDF-számlákra a nyomtatott példányok helyett “- mondta Marlovits. Alternatív megoldásként online portálokat (úgynevezett Web EDI portálokat) használnak, különösen annak érdekében, hogy a kkv-k számára lehetőséget biztosítsanak a megrendelések elérésére, a számlák megtekintésére és azok közvetlen továbbítására ügyfeleik részére. Ez elősegíti a késedelmes fizetések elkerülését, miközben növeli a likviditást a beszállítói oldalon, és végül biztosítja a zökkenőmentes ellátási láncot.

Az EDI-integráció lehetővé teszi a strukturált adatcserét

“A PDF számlák e-mailben történő elküldése a papírszámlák elküldése helyett egyértelműen nagyszerű lépés a digitális számlázási folyamat felé. Intelligens megoldások állnak rendelkezésre, amelyek többek között lehetővé teszik a felhasználók számára a szállítási folyamat nyomon követését” – mondta Marlovits. Következő lépésként azonban érdemes a strukturált adatokat EDI formátumban továbbítani, a teljes integrációval járó egyéb előnyök kihasználása érdekében.

“Egyszerűen fogalmazva: ez magában foglalja a számlák fogadását, átvételét és jóváhagyását, valamint az előírásoknak megfelelő módon történő archiválását. Alapozhatunk a már meglévő felületekre és irányíthatjuk a digitális számlázási folyamatot az ügyfél kívánsága szerint” – tette hozzá Marlovits.

Megfelelő kombinációval látható az eredmény

A számlázási portál használata, a PDF-ek e-mailben történő küldése vagy a teljesen integrált EDI-megoldás mellett szóló döntés az ügyfél környezetétől és igényeitől függ. “Egy dolog biztos: annak érdekében, hogy az összes üzleti partner ugyanazon a digitális platformon legyen, a különféle megközelítések kombinációja lesz az út” – mondta Marlovits. Bármely kiskereskedelmi vállalat beszállítói struktúrája önmagában széles választékot kínál. Hasonló a helyzet a nagy gyártók esetében, akik sok ügyfélnek szolgáltatnak különféle iparágakban.

“Egy fodrász igényei eltérőek lesznek egy gyógyszertár-láncétól. A megfelelő kombináció hozza meg az eredményt. Végső soron minden megközelítés kiegészíti egymást, hogy átfogó koncepciót képezzen” – mondta Gerd Marlovits összefoglalóként.

Legyen ez a közelmúltbeli válság eredménye, vagy a digitalizáció általános tendenciája: a papírmentes iroda, amely természetesen soha nem lesz teljesen papírmentes, fokozatosan valósággá válik. Az EDI mint „megvalósító technológia” egyre nagyobb szerepet fog játszani, nem csak a távmunka idején.