A honlap böngészésével elfogadja a cookie-k használatát. Tovább információért, kattintson ide!

Hírek

04.10.2013

Nagy adatmennyiség, nagy probléma? A megoldás: digitális archiválás

Egy iroda papírhegyek nélkül: ez minden cég álma. Nem véletlenül, hiszen az elektronikus üzleti folyamatok munka-, idő-, és költségcsökkentő hatása nem kérdéses. Még ha a folyamatok nagy része nem is papíralapon történik, már magában a nagy mennyiségű elektronikus adatok kezelése hatalmas kihívás egy vállalat mindennapjaiban.

Ebbe a problémakörbe tartozik az adatok digitális archiválása is. Ideális esetben ez része a munkafolyamatoknak, mint például a számlázási műveletek automatizálása esetében, amikor a jóváhagyott számlák automatikusan egy digitális archívumba kerülnek. Így nincs szükség további manuális adatrögzítésre. „A digitális archiválás témája megint reflektorfénybe került a papíralapú és az elektronikus számlák közötti különbségek megszüntetése érdekében létrehozott új EU jogszabály hatására, mely azonos feltételeket javasol az elektronikus és a papíralapú számlák esetében. Ennek értelmében a számla kibocsátásának időpontjától a számla megőrzési idejének végéig biztosítani kell a számla eredetének hitelességét, adattartalmának sértetlenségét és az olvashatóságát. Ezzel biztosítják, hogy egy esetleges adóellenőrzés során a vállalat a számláit visszamenőleg rendelkezésre tudja bocsájtani. Mindez egy digitális irattár használatával problémamentesen és egyszerűen működik, ezen felül az elektronikus számlázási folyamatok a törvényi szabályozások követelményeinek is eleget tesznek” emelte ki a GS1 Austria EDI szakértője Mag. Karl Cegner.

A digitális archiválás nem csak a számlázással kapcsolatos folyamatokban fejtheti ki költséghatékonyságát. Különböző üzleti dokumentumok (a szerződésektől kezdve a bérelszámolási lapig) könnyedén archiválhatóak egy tetszés szerint kiválasztott adatformátumba, ezáltal egyes összetett műveletek leegyszerűsíthetőek. „Az üzleti életben elengedhetetlen egy egységes IT infrastruktúra a folyamatok zökkenőmentes lebonyolítása érdekében. Az EDITEL által nyújtott archív megoldás egy megfelelő interfésszel összekapcsolható a vállalat belső rendszerével, így problémamentesen beágyazható a már meglévő IT infrastruktúrába. Emellett a szolgáltatásunk kifejezetten alkalmas kényes adatok kezelésére és tárolására is különböző extra funkcióknak (mint pl.: időbélyeg, elektronikus aláírás, stb.) köszönhetően” magyarázta az EDI megoldásokat nyújtó cég, az EDITEL termékmenedzsere, Roman Imrich.

Digitális archiválással egyszerűsítheti és optimalizálhatja vállalata üzleti folyamatait, ráadásul időt és pénzt takaríthat meg. Szeretne többet megtudni a vállalatának leginkább megfelelő archív megoldásról? Lépjen velünk kapcsolatba a +36 / 23 / 504 847 telefonszámon vagy a sales(kukac)editel.hu e-mail címen keresztül.