Az elektronikus számlák elterjedése
A REWE International AG az EDITEL-lel és a GS1-gyel együttműködve bevezette az elektronikus aláírással ellátott EANCOM® (EDIFACT) számlák feldolgozását. Megközelítőleg 11 tonna papír felhasználása válik megspórolhatóvá az elektronikus számlázás használatával. A megtakarítási potenciál a szállítók számára is óriási.
Elektronikus számlázásra vonatkozó szabályozás 2005-óta létezik Ausztriában. Ezelőtt csak kinyomtatott példányt lehetett küldeni levélben vagy faxon. A jelenlegi 2001-es EU-s irányelven alapuló osztrák jogszabályok lehetővé teszik a számlák kizárólag elektronikus úton történő továbbítását. Az elektronikus aláírás garantálja a dokumentumok tartalmának eredetiségét és integritását, így megfelelve a hivatalos előírásoknak. A REWE International az első FMCG vállalatok egyikeként vezette be az elektronikus aláírással ellátott számlák feldolgozásához szükséges ECR által ajánlott szabványokat. Az EDI alapú rendszer az ECR keretein belül a GS1-gyel és az EDITEL-lel közösen került kifejlesztésre, és végül megkapta a jóváhagyást az osztrák adóhatóságtól is.
Ennélfogva a REWE International AG jogosult az elektronikus aláírással ellátott számlák fogadására szállítóitól, kiváltva ezzel a papír alapú számlát. Ezeket a fájlokat EANCOM®-INVOIC-nak nevezik és fogadás után elektronikusan tárolják őket. Az archiválási feltételeknek meg kell felelniük az adóügyi előírásoknak, tehát ellenőrzés esetén a fájloknak az adóellenőr által előhívhatóknak kell lenniük.
EANCOM®-INVOIC fájlok használatával a teljes számlázási folyamat automatikusan zajlik, a számla fogadásától, a könyvelői vizsgálaton keresztül, a dokumentum archiválásán át egészen a számla kifizetéséig. Csak az árban és mennyiségben fellépő eltérések esetén kell érvényesítenie a számlát egy könyvelőnek, máskülönben a számla kifizetése jóváhagyásra kerül a szállító felé, majd ezt az automatikus könyvelés követi.
„Kifejlesztettünk egy automatikus IT-megoldást, amely lehetővé teszi a számlázási folyamat teljesen automatikus feldolgozását.”
DI Norbert Bures, IT Director és CEO, REWE International m.b.H.
A szállítók az elektronikus számlázás kapcsán leginkább a megnövekedett hatékonyságból profitálnak, de az adminisztrációs költségek jelentős csökkenése sem elhanyagolható. A REWE International AG célja az, hogy az EANCOM®-INVOIC fájlok használatával működő elektronikus számlázási rendszert minél több partnerével használja a kölcsönös előnyök végett.
További előnyök a szállítók számára:
- Rövidebb átfutási időnek köszönhetően gyorsabb számlázási folyamat
- Kevesebb hiba a bejövő számlákban, hatékonyabb EDI alapú készletfeltöltési folyamatok
- Papír, tinta, valamint boríték és csomagolóanyag megtakarítása
- Biztonságos számlázási folyamat
- Egységes adatformátum minden felhasználónak
- Tárolási hely felszabadulása köszönhetően az elektronikus archiválásnak
- Környezetbarát
Elektronikus számla kibocsátásakor néhány dolgot figyelembe kell venni:
Az aláíró személynek szüksége van egy elektronikus tanúsítványra, amely biztosítja, hogy azonosítójával létrehozhat egy „előrehaladott elektronikus aláírást”. Ilyen tanúsítványhoz az úgynevezett Trust Centerekben lehet hozzájutni. Ausztriában ilyen az A-Cert és az A-Trust.
Az aláírási procedúrát önmagában egy a szoftverpiacon kapható termék támogatja. A program ellátja elektronikus aláírással, az azzal még nem rendelkező EANCOM®-INVOIC fájlokat.
Ettől a pillanattól a számlák eredetisége és integrációja biztosított és teljesülnek az Áfa visszaigénylésével kapcsolatos feltételeket.
További információért kérjük lépjen kapcsolatba támogató csapatunkkal:
T: +36/23/504 844 +36 23 504 844
